ICT- / IT-Architekt zur Digitalisierung einsetzen

Die Einführung einer Digitalisierung in einem Unternehmen ist in der Analogie vergleichbar mit dem Neubau oder mit dem Umbau eines Geschäftsgebäudes. Sowohl für die Herstellung eines Geschäftsgebäudes als auch für die Herstellung einer Digitalisierung hält das betreffende Unternehmens meist nicht die dafür notwendigen Ressourcen vor. Vielmehr setzt das betreffende Unternehmen für solche Vorhaben Lieferanten und Dienstleister ein, die die notwendigen Ressourcen temporär zur Verfügung stellen.

Zu den notwendigen Ressourcen gehören für diese Vorhaben jeweils insbesondere fachspezifische Architekten-Leistungen. Ohne die jeweiligen fachspezifischen Architekten-Leistungen sind diese Vorhaben grundsätzlich nicht umsetzbar. So ist für die erfolgreiche Umsetzung einer Digitalisierung stets ein ICT-Architekt oder ein IT-Architekt erforderlich. Analog zum Baugewerbe können auch mehrere ICT-Architekten / IT-Architekten mit sich ergänzenden Vertiefungsrichtungen und an verschiedenen Positionen im Herstellungsprozess zum Einsatz kommen.

Als wesentliche Voraussetzung für den Erfolg einer Digitalisierung hat sich in der Praxis ein ICT-Architekt / IT-Architekt auf der Seite des Unternehmens bewährt, das eine Digitalisierung einführen will. Der eigene ICT-Architekt / IT-Architekt kann entweder ein festangestellter Mitarbeiter, ein temporärer freier Mitarbeiter oder ein beauftragtes Ingenieurbüro sein, das auf ICT- / IT-Ingenieurleistungen im Sinne eines Architekten spezialisiert ist. Im Folgenden wird behandelt, welche Leistungen ein eigener ICT-Architekt / IT-Architekt für ein Unternehmen erbringen kann, und welche Risiken damit für das Unternehmen minimiert werden können.


Wenn ein Unternehmen sein Interesse bekundet, eine neue Technologie für eine Digitalisierung zu beschaffen, wird es häufig mit den einschlägigen Technologieanbietern in Kontakt kommen. Insbesondere werden die betreffenden Verkäufer dieser Technologieanbieter die Vorteile ihrer Produkte für das betreffende Unternehmen vorstellen und ihre Produkte anbieten. Oft wird dazu auf der Seite des Anbieters auch ein ICT-Architekt / IT-Architekt eingesetzt, der die Produkte des Anbieters zu einer Lösung für das betreffende Unternehmen zusammenstellt. Das scheint auf den ersten Blick pragmatisch und zielführend zu sein, beinhaltet jedoch ein Kostenrisiko. Denn gemäss der allgemein notwendigen Strategie eines Anbieters zur Gewinnmaximierung ist der Fokus bewusst oder unbewusst immer auf den maximal erzielbaren Verkaufspreis ausgelegt. Insbesondere können in den betreffenden Lösungen dieser Technologieanbieter Dienstleistungen und Komponenten preislich überbewertet sein, oder es können Dienstleistungen und Komponenten enthalten sein, die das betreffende Unternehmen nicht benötigt und mit alternativen Lösungen entfallen könnten. Zum Ausgleich dieses Interessenskonflikts zwischen dem Anbieter und dem Abnehmer braucht es einen eigenen ICT-Architekt / IT-Architekt auf der Seite des Abnehmers. Der eigene ICT-Architekt / IT-Architekt auf der Seite des Abnehmers vertritt die Interessen des Abnehmers und fokussiert die Lösungen der Anbieter von Anfang an auf das Wesentliche, Notwendige, Zweckmässige und Bezahlbare. Dazu kann er die Instrumente gemäss den Beiträgen Digitalisierung am Nutzen ausrichten, Nutzen einer Digitalisierung abschätzen einsetzen und insbesondere einen abgestimmten Anforderungskatalog gemäss dem Beitrag Durchgängige Anforderungen als gemeinsame Arbeitsgrundlage für Erfolgreiche Digitalisierung mit Win-Win-Strategien erarbeiten.

Liegen die Angebote der verschiedenen Technologieanbieter vor, kann der eigene ICT-Architekt / IT-Architekt auf der Seite des Abnehmers diese Angebote auswerten und vergleichbar machen. Denn oft sind in den Angeboten der Technologieanbieter Eigenleistungen des Abnehmers gefordert, die ergänzend auf der Seite des Abnehmers notwendig sind, um die gewünschte Digitalisierung umzusetzen. Diese Eigenleistungen können einen erheblichen Umfang und die unterschiedlichsten Auswirkungen auf den Projektablauf haben. Insbesondere kann ein vergleichsweise günstiges Angebot kostentreibende Eigenleistungen oder Bedingungen enthalten. Der eigene ICT-Architekt / IT-Architekt kann diese Eigenleistungen und Bedingungen mit ihren Auswirkungen in einen Gesamt-Projektplan integrieren, aus dem der Gesamtaufwand im Zusammenhang mit einem Angebot eines Technologieanbieters hervorgeht. Erst in dieser Gesamtbetrachtung können die Angebote der Anbieter realistisch verglichen werden. Und erst mit dieser Gesamtbetrachtung können ggf. Leistungslücken oder Redundanzen festgestellt und eliminiert werden.

Sind nun die Angebote der Lieferanten zur Beauftragung ausgewählt, müssen die konkreten Verträge mit diesen Lieferanten ausgearbeitet werden. Eine einfache Freigabe der Angebote als Beauftragung ist nur bei Angeboten sinnvoll, deren Inhalte vorgängig auf der Basis eines Gesamt-Projektplans abgestimmt wurden. Oft werden diese Abstimmungen jedoch im Rahmen der Vertragsverhandlungen durchgeführt. Das hat zur Folge, dass ggf. Leistungen in den Vertrag integriert werden müssen, deren Preise nicht aus dem ausgewählten Angebot des Anbieters abgeleitet werden können und diese Preise erst im Rahmen der Vertragsverhandlungen vom Anbieter offengelegt werden. In dieser Phase ist jedoch der Wettbewerb mit anderen Anbietern nicht mehr aktiv, so dass die Preise dieser zusätzlichen Leistungen einer Preisprüfung unterzogen werden müssen. Diese Preisprüfung kann der eigene ICT-Architekt / IT-Architekt mit seinen Marktkenntnissen durchführen und die Preise ggf. sachlich mit den Anbietern verhandeln.

Oft sind Vertragsunterlagen oder allgemeine Geschäftsbedingungen Bestandteile der Angebote der Anbieter, die bei der Freigabe der Angebote zur Beauftragung automatisch die Vertragsgrundlagen bilden. Diese Vertragsgrundlagen beinhalten verständlicher Weise wenig bei keine Verpflichtungen der Anbieter bei ungenügenden Leistungen des Anbieters. Für den Abnehmer der Leistungen ist es jedoch essentiell, dass er für den Fall, dass ein Anbieter ungenügende Leistungen erbringt, einen adäquaten Ersatz einfordern kann. Denn sonst läuft er Gefahr, dass er insbesondere für Teilleistungen bezahlen muss, ohne dass er diese Teilleistungen sinnvoll nutzen kann. Für den Abnehmer von Leistungen ist es also mehr als sinnvoll, eigene Vertragsunterlagen zu erstellen und einzubringen, mit denen dieses Risiken ausgeschlossen werden können. Die Ausarbeitung dieser risikominimierten Vertragsunterlagen ist jedoch entgegen landläufiger Meinung keine juristische Leistung, sondern es ist eine wesentliche Leistung für einen ICT-Architekt / IT-Architekt. Denn ein Jurist kann in der Regel die Auswirkungen technischer Randbedingungen auf das Ergebnis der technischen Leistungen nur schwer Einschätzen. Diese Einschätzung erfordert tiefgreifende Kenntnisse in die technischen Zusammenhänge, die ein ICT-Architekt / IT-Architekt durch seine Ausbildung und durch seine Projekterfahrung mitbringt.

Die vom ICT-Architekt / IT-Architekt ausgearbeiteten Vertragsunterlagen sollten jedoch insbesondere bei grossen Projekten juristisch geprüft und ggf. im Dialog mit einem Juristen abgestimmt werden. Die fachliche Kooperation zwischen dem eigenen ICT-Architekt / IT-Architekt und eigenen Jurist hat sich in der Praxis bei grossen Projekten als Gegenpol zu den Angeboten der Anbieter mit integrierten Vertragsunterlagen bewährt, denn auch die Vertragsunterlagen oder allgemeine Geschäftsbedingungen in den Angeboten der Anbieter sind aus einer Kooperation ICT-Architekt / IT-Architekt und Jurist auf der Seite der Anbieter entstanden, um die Risiken für den Anbieter zu minimieren. Für eine erfolgreiche Geschäftsbeziehung im Sinne von Win-Win-Strategien müssen die Risiken ausgewogen auf die Partner verteilt werden. Für diese ausgewogene Verteilung der Risiken kann der eigene ICT-Architekt / IT-Architekt mit seinem Erfahrungshintergrund die notwendigen Beiträge leisten.

Darüber hinaus kann der eigene ICT-Architekt / IT-Architekt durch einen Vorschlag für Vertragsunterlagen mit einer ausgewogenen Verteilung der Risiken auch die Leistungsbereitschaft der Anbieter prüfen. Dazu kann er insbesondere die in den Angeboten enthaltenen fachlichen und terminlichen Zusagen in seinen Vorschlag für Vertragsunterlagen aufnehmen und mit realistischen Ersatzleistungen belegen, falls diese Zusagen nicht eingehalten werden. Akzeptiert der Anbieter diese Ersatzleistungen bei Nichterfüllung seiner Zusagen, werden die Zusagen mit grosser Wahrscheinlichkeit eingehalten und die betreffende Digitalisierung kann erfolgreich umgesetzt werden. Wehrt sich jedoch der Anbieter gegen die Ersatzleistungen bei Nichterfüllung, hat die Erfahrung aus der Praxis gezeigt, dass diese Zusagen in den Angeboten auch nicht eingehalten werden und die betreffende Digitalisierung, wenn überhaupt, nur mit Termin- und Kostenüberzügen zum Abschluss gebracht werden kann. Der eigene ICT-Architekt / IT-Architekt kann damit die zu erwartende Qualität der angebotenen Leistung recht zuverlässig vor der Beauftragung prüfen.